Proveedores: Hacer negocios con Colorado Mountain College
Cómo hacer negocios con CMC
Introducción
Colorado Mountain College valora a nuestros socios comerciales y las contribuciones que hacen para apoyar a nuestro personal, profesores y estudiantes. El departamento de compras está comprometido con un proceso de contratación transparente e inclusivo que adjudica el trabajo universitario a proveedores responsables y receptivos. Esta página web contiene la información que necesita para hacer negocios con CMC y todos los formularios y documentos a los que puede necesitar acceder en nuestro negocio conjunto.
Autoridad de compra
El Consejo de Administración del Colorado Mountain College es responsable de suscribir contratos y acuerdos en nombre del centro. Cada año, el Consejo designa esa autoridad a nuestro Presidente, quien nombra a dos personas: 1) el Director de Operaciones y 2) el Director de Compras y Contratos. Estas dos personas están autorizadas a firmar contactos y acuerdos en nombre del centro. Las decisiones de compra en el CMC están descentralizadas y el personal del campus y de los departamentos interactúa directamente con nuestros proveedores. Sin embargo, la emisión de órdenes de compra y contratos está centralizada en el departamento de compras. Para gastos superiores a $5.000, el departamento de compras del CMC debe emitir una orden de compra o una orden de compra general al proveedor antes de la entrega o la ejecución.
Exención fiscal
Colorado Mountain College, como organismo público, está exento de todos los impuestos federales, estatales y locales aplicables. Nuestro número de exención fiscal es 98-00796 y el certificado de exención del impuesto sobre las ventas está disponible en esta página (arriba).
Límites del gasto y de la competencia
CMC se financia en gran parte con dinero de los contribuyentes y tiene la responsabilidad fiduciaria de proteger la confianza pública. Los siguientes límites están diseñados para obtener la aprobación interna adecuada para comprometer fondos y garantizar que nuestra comunidad de proveedores tenga la oportunidad de competir por los proyectos de CMC:
- Los gastos superiores a $5.000 requieren la emisión de una Orden de Compra antes de la entrega de los bienes y/o la prestación de los servicios.
- Los contratos de valor superior a $100.000 en cualquier año deben ser firmados tanto por el Director de Compras y Contratos como por el Director de Operaciones.
- Los contratos superiores a $250.000 requieren la aprobación previa del Consejo de Administración. Tenga en cuenta que las reuniones son poco frecuentes (unas 7 al año) y es posible que la solicitud de compra deba presentarse al Consejo más de una vez. Si va a suministrar bienes o servicios por un valor superior a $250.000, deje tiempo suficiente para que se lleve a cabo el proceso antes de que se emita una orden de compra CMC.
- Los proyectos de construcción de más de $50.000 están obligados a que los contratistas lleven fianzas de pago y cumplimiento.
Las compras de bienes superiores a $10.000 y de servicios superiores a $25.000 están sujetas a un proceso competitivo obligatorio.
Anunciamos todas las RFQ y RFP mediante Rocky Mountain e-Procurement y gestionamos el proceso en nuestro sitio web. Utilice el enlace de navegación de la izquierda para visitar la página RFP/RFQ.
Registro de proveedores
No es necesario que los proveedores estén registrados previamente en CMC ni que figuren en una lista de proveedores preaprobados. Establecemos un proveedor en nuestro sistema de contabilidad la primera vez que hacemos negocios juntos. Para registrarse como proveedor, simplemente rellene el Formulario de registro de proveedores junto con un formulario W-9 actual (ambos arriba). Los proveedores deben volver a presentar un formulario de registro de proveedores y un formulario W-9 si no lo han hecho en los últimos tres años. Lamentamos que nuestro personal no pueda atender a todos los vendedores que deseen una reunión introductoria.
Cómo aceptar el pago
CMC confía en un programa de tarjetas de compra para compras de productos inferiores a $5.000. CMC prefiere pagar con tarjeta P en muchas de estas situaciones. Si un proveedor no acepta una tarjeta P, las compras inferiores a $5.000 se pagarán a través de nuestro sistema de vales.
Las facturas deben enviarse al personal del CMC responsable de la compra a la dirección de envío que figura en la orden de compra. Es responsabilidad de cada campus procesar una factura para su pago. A continuación, el campus enviará la factura procesada a Cuentas por Pagar para su pago. Por lo general, los cheques se emiten cada dos semanas.
Los plazos de compra son, por defecto, de 30 días netos. Los proveedores y contratistas que presten servicios a la universidad y/o suministren bienes que requieran un desembolso de fondos por parte del proveedor antes del pago por parte del CMC podrán ser pagados en más de un plazo en algunos casos, previa aprobación del CMC. Sírvase presentar dicha solicitud en el Formulario de registro de proveedores.
Todas las compras superiores a $5.000 requieren una orden de compra.
Requisitos de seguro
CMC exige que todos los proveedores de servicios estén asegurados, y se exigirá un certificado de seguro actual y conforme, a menos que se haga una excepción. Durante la tramitación de una orden de compra, se asignarán los requisitos de seguro. Puede enviar nuestros requisitos de seguro de CMC a su agente o corredor de seguros y ellos trabajarán directamente con nuestro equipo de gestión de riesgos para asegurarse de que el certificado es conforme. Nuestros requisitos son estándar y utilizados por la mayoría de las entidades públicas.
Obligaciones de ejercicios múltiples
Todas las obligaciones financieras de la Escuela Superior posteriores al ejercicio fiscal que finaliza el 30 de junio están supeditadas a la asignación, presupuestación o puesta a disposición de fondos por parte del Consejo de Administración. Para más información, consulte las condiciones de las órdenes de compra.
Indemnización
La indemnización consiste en eximir de responsabilidad a otra parte en caso de que se produzca un problema. Como no hay forma de saber cuál puede ser esa responsabilidad contingente en el futuro, no es posible que CMC se apropie de esos fondos. En consecuencia, no es lícito que CMC indemnice a otra parte. El Colegio excluirá las cláusulas de indemnización de los proveedores en cualquier contrato o acuerdo. Cualquier excepción a esta norma deberá ser aprobada por nuestro Consejo General.
Condiciones de la orden de compra
Todos los proveedores aceptarán someterse a las condiciones de los pedidos de compra de la Escuela Superior.
Condiciones de la orden de compra
1. Oferta/Aceptación
Si nos ha presentado una oferta/cotización/propuesta, esta Orden de Compra es una aceptación de su oferta. Si no nos ha presentado una oferta, esta Orden de Compra es una oferta de compra, sujeta a su aceptación, que debe demostrarse mediante su reconocimiento por escrito o el cumplimiento de las especificaciones de esta Orden de Compra. En la medida en que exista alguna contradicción entre esta Orden de Compra y su oferta o cualquier otro acuerdo, prevalecerán los términos de esta Orden de Compra. Salvo que se disponga expresamente lo contrario en el presente documento, esta Orden de compra sustituye a todas las comunicaciones anteriores, orales y escritas.
2. Agradecimiento
El Vendedor reconoce que todos los términos en cuanto a cantidad, calidad, precio, plazo de entrega y otras especificaciones son elementos materiales de esta Orden de Compra y deben cumplirse estrictamente.
3. Calidad
El vendedor se compromete a suministrar los productos y / o servicios en estricta conformidad con las especificaciones y al precio establecido para cada artículo. Ninguno de los términos o especificaciones establecidas en la presente Orden de Compra podrá ser añadido, modificado, sustituido o alterado de otro modo, salvo por escrito, firmado por un representante autorizado del Colorado Mountain College (el "Colegio") Departamento de Compras o la Oficina Ejecutiva y enviado por el Colegio al vendedor. Cada envío recibido por el Colegio del vendedor se considerará que es sólo en los términos contenidos en esta Orden de Compra, sin perjuicio de los términos que puedan figurar en cualquier acuse de recibo, formulario de factura, u otro acto o documento del vendedor y sin perjuicio de Colegio acto de aceptar o pagar por cualquier envío o acto similar de la universidad.
4. Rescisión antes del cumplimiento
Las órdenes de compra pueden ser rescindidos en cualquier momento antes de la entrega para la conveniencia de la Escuela. Colegio también se reserva todos los derechos en virtud del Código Comercial Uniforme Artículo 2-609 con respecto a la inseguridad de la capacidad del vendedor para llevar a cabo.
5. Rescisión tras la formación o ejecución del contrato
- Incumplimiento de entrega del vendedor. En el caso de que el vendedor no entrega o realiza como y cuando se comprometió, el Colegio se reserva el derecho de cancelar su pedido, o cualquier parte del mismo, sin perjuicio de sus otros derechos, y el vendedor acepta que el Colegio podrá devolver la totalidad o parte de cualquier envío realizado, y puede cobrar vendedor con cualquier pérdida o gasto sufrido como consecuencia de dicho incumplimiento de entrega o realizar según lo prometido. El tiempo es esencial.
- A menos que se acuerde lo contrario por escrito, además de los derechos y recursos que rigen la transacción de bienes en el Código Uniforme de Comercio (UCC), el Gerente de Compras podrá rescindir esta Orden de Compra en su totalidad o en parte, para la conveniencia de la Escuela. El Gerente de Compras dará aviso por escrito de la terminación al proveedor especificando la parte de la Orden de Compra terminada y cuando la terminación se haga efectiva. Tras la recepción de la notificación de terminación, el vendedor no incurrirá en más obligaciones, salvo en la medida necesaria para mitigar los costos de ejecución. Tras dicha terminación, el Colegio pagará vendedor para todos los bienes entregados y aceptados, suministros y servicios, pero no será responsable de los bienes no entregados o no aceptados, suministros y servicios que fueron anticipados previamente en virtud de esta Orden de Compra.
6. Entrega/Inspección/Aceptación
- A menos que se especifique lo contrario en la convocatoria o en este pedido, la entrega será F.O.B. destino. El título y el riesgo de pérdida de los bienes no pasarán al Colegio hasta que el Colegio reciba efectivamente los bienes. Todo riesgo de transporte y todos los gastos relacionados serán responsabilidad del vendedor.
- El Colegio tendrá derecho a inspeccionar y probar la mercancía en el momento de la entrega antes de aceptarla. Si el Colegio opta por inspeccionar o probar, la finalización con éxito de dicha inspección y prueba será un requisito previo para la aceptación del Colegio. El pago no constituirá aceptación.
- El Colegio notificará sin demora al vendedor de cualquier mercancía dañada o mercancías no conformes con los términos de esta Orden de Compra. Si los bienes no están en conformidad con esta Orden de Compra el Colegio podrá (1) retener la totalidad o parte de los bienes entregados en virtud de esta Orden de Compra y devolver, a costo exclusivo del vendedor y los gastos, los bienes no retenidos, todo ello sin renuncia a cualquier reclamación que el Colegio pueda tener por incumplimiento del vendedor, incluyendo, sin limitación, el derecho a daños y perjuicios y el derecho a cancelar esta Orden de Compra, (2) rescindir esta Orden de Compra en cuanto a tales bienes no conformes y el Colegio recibirá un reembolso completo, (3) aceptar dichos bienes no conformes a una reducción equitativa en el precio, o (4) rechazar los bienes no conformes y exigir la entrega de los adecuados Un incumplimiento de esta Orden de Compra por parte del vendedor puede, a la sola discreción del Colegio, constituir un incumplimiento por parte del vendedor de cualquier otra Orden de Compra entre el vendedor y el Colegio que da derecho al Colegio, además de cualquier otro recurso que pueda tener, para cancelar esa otra Orden de Compra.
7. Precios
- Los precios no podrán incrementarse por ningún motivo sin el consentimiento expreso y por escrito del Colegio. Si se omite el precio en la Orden de Compra, el precio del vendedor será el más bajo vigente en el mercado.
- El Colegio no se hará cargo de los gastos de envío, embalaje u otros, a menos que se establezca específicamente en el anverso de esta compra.
8. Pago
El pago sólo se efectuará previa presentación de una factura aceptable con fecha posterior a la del Pedido. Las facturas de las órdenes de compra globales se entregarán antes de la fecha de finalización, si así se indica. Los plazos de pago comenzarán a partir de la fecha de recepción de la factura aceptable o de la fecha de recepción de la mercancía aceptable en destino por el agente autorizado del Colegio, la que sea posterior. El reembolso de los gastos se efectuará únicamente con la aprobación previa del Colegio y se presentará y tramitará con arreglo a la política y los procedimientos del Colegio.
9. Impuestos (Número de exención fiscal estatal 98-00796) (Número FEIN 84-0567768)
El Colegio es un distrito universitario local estatutario en el Estado de Colorado y está exento de todos los impuestos federales en virtud del Capítulo 32 del Código de Rentas Internas y de todos los impuestos municipales y estatales e impuestos de uso.
10. Propiedad intelectual
Todas las investigaciones, datos, planos, documentos y similares relacionados con este Acuerdo o derivados del mismo son propiedad de la Escuela Superior, salvo que se especifique lo contrario en el Alcance del Trabajo. Queda prohibida cualquier reutilización sin autorización previa por escrito. Se espera que todos los usuarios de la tecnología del Colegio utilicen esos recursos de manera responsable, ética, eficiente y profesional, de conformidad con todas las leyes aplicables, incluida la FERPA, y las políticas y procedimientos del Colegio.
11. Garantía
Vendedor garantiza que los bienes objeto de la presente Orden de Compra son de excelente calidad, son seguros y aptos para los fines previstos, y que dichos bienes y su compra y uso por el Colegio no infringir o violar cualquier patente, derechos de autor, marca registrada, marca de servicio u otro derecho. Además, todas las disposiciones y recursos de la UCC de Colorado en relación con las garantías implícitas y expresas se hace referencia y forma parte de esta Orden de Compra (incluyendo que las mercancías están libres de defectos de título, mano de obra y materiales, libre de defectos de diseño, y de calidad comercial adecuada para los fines de la Escuela). Además, el vendedor deberá entregar a la Escuela en el momento de la entrega de los bienes todas las garantías del fabricante aplicables, y otras garantías expresas aplicables a dichos bienes. Cualquier proveedor de servicios deberá realizar todos los servicios de una manera buena y profesional, a la satisfacción razonable de la Escuela. El vendedor se compromete, a sus expensas, a corregir diligentemente cualquier trabajo y reemplazar los bienes o materiales considerados insatisfactorios por el Colegio.
12. Jurisdicción
La presente Orden de Compra se interpretará de conformidad con la legislación del Estado de Colorado. En caso de que surja alguna disputa en virtud de la presente, la jurisdicción para cualquier procedimiento legal será en el Condado de Garfield, Colorado, y el vendedor por la presente se somete y acepta la jurisdicción de los tribunales de dicho condado. El UCC de Colorado se aplicará a la interpretación y aplicación de esta Orden de Compra en la medida en que sea coherente con los términos aquí establecidos.
13. Cumplimiento de la legislación
El vendedor a su costa deberá cumplir con todas las leyes federales y estatales aplicables, normas, reglamentos, órdenes y ordenanzas de vez en cuando en vigor en relación con la venta de bienes o servicios en virtud de esta orden de compra, y previa solicitud razonable, el vendedor a su costa ejecutará y proporcionará al Colegio certificaciones escritas apropiadas de cumplimiento. El vendedor es responsable de obtener todas y cada una de las licencias y permisos necesarios para la ejecución de esta Orden de Compra. En su caso, dicho cumplimiento deberá incluir, pero no limitarse a la Ley contra la Discriminación de Colorado de 1957, en su forma enmendada; la Ley de Rehabilitación de 1973, en su forma enmendada; el Código de Reglamentos Federales disposiciones relativas a la igualdad de oportunidades de empleo, la acción afirmativa, el empleo de los veteranos discapacitados y veteranos de la era de Vietnam, y el empleo de los discapacitados; la Ley Anti-Kickback de 1986; la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, y, con todas las normas, reglamentos y órdenes emitidas en virtud del mismo, y FERPA.
14. Contratista independiente
El vendedor desempeñará sus funciones en virtud del presente contrato como contratista independiente y no como empleado. Ni el vendedor ni ningún agente o empleado del vendedor será o será considerado como un agente o empleado del Colegio. El Vendedor pagará a su vencimiento todos los impuestos laborales y retenciones de impuestos sobre la renta requeridos, incluidos todos los impuestos federales y estatales sobre la renta y el impuesto local sobre la cabeza de cualquier dinero pagado de conformidad con esta Orden de Compra. El vendedor reconoce que el vendedor y sus empleados no tienen derecho a prestaciones de desempleo o seguro de compensación de los trabajadores de la universidad y que la universidad no paga ni proporciona dicha cobertura. Vendedor no tendrá ninguna autorización, expresa o implícita, para obligar a la universidad a cualquier acuerdo, responsabilidad o entendimiento, salvo lo expresamente establecido en el presente documento. El vendedor será el único responsable de los actos y omisiones del vendedor, sus empleados y agentes.
15. Asignación
Ninguna de las partes de esta Orden de Compra podrá ceder parte alguna de este acuerdo sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte.
16. Disponibilidad de fondos
Todas las obligaciones financieras del Colegio posterior al año fiscal, que finaliza el 30 de junio, están supeditadas a los fondos para este fin de ser apropiado, presupuestado, y de otra manera disponible por el Colegio de la Junta de Síndicos. Esta orden de compra no se considerará para crear cualquier año fiscal múltiple deuda directa o indirecta u otra obligación financiera alguna a los efectos de la Sección 20 (4) (b) del Artículo X de la Constitución del Estado (Enmienda 1).
17. Exclusividad
Queda expresamente entendido que la presente Orden de Compra no otorga al vendedor un privilegio exclusivo para suministrar al Colegio cualquiera o la totalidad del tipo de productos y servicios, objeto de la presente Orden de Compra, que el Colegio pueda requerir. El Colegio se reserva expresamente el derecho de contratar con otros la adquisición de productos y servicios comparables o idénticos a los productos y servicios objeto de la presente Orden de Compra.
18. Indemnización
El Vendedor indemnizará, defenderá y mantendrá al Colegio indemne de y pagará por cualquier pérdida, daño, juicio, costo o gasto (incluyendo, sin limitación, honorarios legales y costas judiciales) que surjan de (i) cualquier muerte real o supuesta de o lesiones a cualquier persona, cualquier daño real o supuesta a o destrucción de cualquier propiedad, o cualquier otro daño real o supuesta o pérdida que sea, resultante o supuestamente resultante, en todo o en parte, de cualquier defecto real o supuesto de cualquiera de los bienes o servicios cubiertos por la presente Orden de Compra, ya sea latente o patente e incluyendo, sin limitación, cualquier incumplimiento real o supuesto por parte de dichos servicios y bienes o la fabricación, posesión, uso o venta de los mismos de cualquier ley, norma, reglamento, ordenanza u orden; y (ii) cualquier incumplimiento por parte del vendedor contenido en la presente Orden de Compra. El vendedor será el único responsable de cualquier y todas las pérdidas, daños, lesiones o gastos, incluidos los daños consecuentes, incurridos por el vendedor en relación con su desempeño de conformidad con esta Orden de Compra. El Colegio no será responsable y no indemnizará al vendedor por tales pérdidas, daños, lesiones o gastos.
19. Seguros
De acuerdo con las políticas y procedimientos de Colorado Mountain College, un distrito universitario local, todos los vendedores y proveedores de servicios deben mantener ciertos seguros y límites especificados durante la vigencia del contrato. El vendedor representa que lleva actualmente en vigor el seguro de responsabilidad civil como se indica en Colorado Mountain College Requisitos de Seguros. Colorado Mountain College se reserva el derecho de solicitar prueba de este seguro.
20. Derechos y recursos
Los derechos y recursos del Colegio en virtud de esta Orden de Compra son acumulativos y no excluyentes de los derechos o recursos a los que el Colegio tiene derecho por ley. El ejercicio por el Colegio de cualquier derecho o recurso en virtud de esta Orden de Compra o en virtud de la legislación aplicable no impedirá que el Colegio de ejercer cualquier otro derecho o recurso en virtud de esta Orden de Compra o que el Colegio tiene derecho por ley.
21. UCC
Salvo pacto en contrario, en el caso de transacciones de bienes regirá el Código de Comercio Uniforme. En el caso de servicios, si el vendedor se niega a cumplir o no cumple oportunamente cualquiera de las disposiciones de la presente Orden de Compra, con la diligencia necesaria para garantizar su cumplimiento dentro del plazo especificado en la misma, el Director de Compras podrá notificar por escrito al vendedor el incumplimiento y, si no se corrige prontamente dentro del plazo especificado, dicho funcionario podrá rescindir el derecho del vendedor a seguir adelante con la Orden de Compra o con la parte de la Orden de Compra respecto de la cual haya habido demora o incumplimiento. El vendedor continuará con la ejecución de la Orden de Compra en la medida en que no haya sido rescindida y será responsable por los costos en exceso incurridos en la adquisición de bienes o servicios similares en otra parte. El pago de los servicios prestados y aceptados se efectuará al precio de la Orden de Compra.
22. Términos
Los términos "el Colegio", "nosotros" y "nos" se referirán a Colorado Mountain College, un distrito universitario local, el comprador identificado en el anverso de esta Orden de Compra. Los términos "proveedor" y "usted" se referirán al proveedor identificado en el anverso de esta Orden de Compra.
23. Varios
- La invalidez o inaplicabilidad de cualquier disposición de esta Orden de Compra en virtud de cualquier ley, norma, reglamento u ordenanza presente o futura no afectará a ninguna otra disposición de esta Orden de Compra, y las restantes disposiciones de esta Orden de Compra continuarán con la misma fuerza y efecto que si dicha disposición inválida o inaplicable no se hubiera insertado en esta Orden de Compra.
- Ningún término o condición de la presente Orden de Compra se interpretará como una renuncia, expresa o implícita, a cualquiera de las inmunidades, derechos, beneficios, protección u otras disposiciones para las partes, de la Ley de Inmunidad Gubernamental de Colorado, CRS-24-10-101 y siguientes, la Ley Federal de Reclamaciones por Agravios, 28 U.S.C. 2671 y siguientes, según corresponda, con sus enmiendas actuales o futuras.
- Todos los bienes entregados y la mano de obra realizada en virtud de la presente Orden de Compra estará libre de todo gravamen y, si el Colegio solicita, una liberación formal de todos los gravámenes se entregará al Colegio.
- Ninguna revisión de esta Orden de Compra será válida a menos que se haga por escrito y esté firmada por un representante debidamente autorizado del
24. CORA
Se entiende que el Colegio es una institución pública y, como tal, está sujeta a la Colorado Open Records Act, CRS §§ 24-72-101 et. seq. ("CORA"). Salvo que se acuerde lo contrario antes de la adjudicación o finalización de cualquier transacción proveedor, Colegio proporcionará a petición de cualquier tercero toda la información relativa a dicha transacción que debe ser revelada de conformidad con CORA, y las obligaciones del Colegio en virtud de CORA sustituye a sus obligaciones en virtud de cualquier acuerdo, contrato, orden de compra o transacción negociada.