FERPA - DERECHOS DE LOS ESTUDIANTES Y PRIVACIDAD

Colorado Mountain College mantendrá un registro de todas las solicitudes y / o divulgación de información de los registros educativos de un estudiante. El registro indicará el nombre de la parte que realiza la solicitud, cualquier parte adicional a la que se le pueda volver a divulgar y el interés legítimo que tenía la parte en solicitar u obtener la información. Los expedientes podrán ser revisados por el estudiante interesado. Las instituciones pueden divulgar a terceros información personal identificable de los expedientes académicos de un estudiante si éste ha firmado y fechado un formulario de consentimiento por escrito.

Colorado Mountain College se reserva el derecho de negarse a permitir que un estudiante inspeccione los siguientes registros:

• La declaración financiera de los padres del estudiante.
• Cartas y declaraciones de recomendación para las que el alumno haya renunciado a su derecho de acceso, o que se mantuvieran antes del 1 de enero de 1975.
• Registros relacionados con una solicitud para asistir a Colorado Mountain College o a una unidad componente de Colorado Mountain College si la solicitud fue denegada o el solicitante no asiste.
• Aquellos registros que están excluidos de las definiciones de FERPA de registros educativos.

Los estudiantes tienen derecho a inspeccionar y revisar sus expedientes académicos previa solicitud al Registrador.

Los estudiantes deben presentar al Secretario una solicitud por escrito que identifique con la mayor precisión posible el expediente o expedientes que desean consultar.

El Secretario tomará las medidas necesarias para el acceso tan pronto como sea posible y notificará al estudiante la hora y el lugar donde los registros pueden ser inspeccionados. El acceso deberá concederse al estudiante en un plazo máximo de 45 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud.

Si el estudiante no puede desplazarse al lugar indicado anteriormente para revisar el expediente, el Colegio puede (a discreción del Colegio) proporcionar una copia del expediente para que el estudiante lo revise. Se podrá cobrar una tarifa por la copia. Si el estudiante reside a más de cincuenta millas de la ubicación del registro para ser revisado, el estudiante puede ser proporcionado con una copia del registro o el Colegio puede hacer arreglos para que el registro sea revisado en un sitio más cercano al estudiante.

Cuando un expediente contenga información sobre más de un alumno, éste sólo podrá inspeccionar y revisar los expedientes que le conciernan.

Colorado Mountain College se reserva el derecho de negar copias de los registros, incluyendo las transcripciones, que no están obligados a estar disponibles de acuerdo con FERPA en cualquiera de las siguientes situaciones:

1. El estudiante vive dentro de la distancia de desplazamiento de un CMC Distancia de desplazamiento se considera que es de cincuenta millas. Si el estudiante vive más allá de la distancia de desplazamiento, CMC puede (a opción del Colegio) proporcionar copias o documentos no oficiales o hacer arreglos para que el estudiante vea los registros en un lugar dentro de las cincuenta millas de su residencia;
2. El estudiante tiene una obligación financiera impagada con CMC;
3. Existen documentos relacionados con una acción disciplinaria no resuelta contra el alumno;
4. El expediente académico solicitado es un examen o conjunto de preguntas de pruebas estandarizadas;
5. Las solicitudes deben ser de carácter específico y estar dirigidas al custodio del expediente correspondiente. No se atenderán las solicitudes de "todos los expedientes académicos";
6. El expediente académico solicitado es una transcripción proporcionada por otra institución educativa;
7. El expediente educativo solicitado es una cartilla de vacunación que ya no está disponible en su forma original.

Los alumnos tienen derecho a solicitar que se corrijan los expedientes que consideren inexactos, engañosos o que vulneren su derecho a la intimidad. A continuación se indican los procedimientos para la corrección de los registros:

1. El estudiante debe solicitar por escrito al Secretario la modificación de un expediente. Al hacerlo, el estudiante debe identificar la parte del registro que desea enmendar y especificar por qué cree que es inexacta, engañosa o viola sus derechos de privacidad.
2. El CMC podrá acceder a la solicitud o decidir no acceder. Si se decide no cumplir, CMC notificará al estudiante de la decisión y asesorar al estudiante de su derecho a una audiencia para impugnar la información que se cree que es inexacta, engañosa o en violación de los derechos de privacidad del estudiante.
3. Previa solicitud, el CMC organizará una audiencia y notificará al estudiante, con una antelación razonable, la fecha, el lugar y la hora de la audiencia.
4. La audiencia será dirigida por el oficial de audiencia que es una parte desinteresada; sin embargo, el oficial de audiencia puede ser un funcionario de la institución. El estudiante tendrá una oportunidad plena y justa de presentar pruebas pertinentes a las cuestiones planteadas en la solicitud original de modificación de sus expedientes académicos. El estudiante podrá estar asistido por una o más personas, incluido un abogado.
5. CMC preparará una decisión por escrito basada únicamente en las pruebas presentadas en la audiencia. La decisión incluirá un resumen de las pruebas presentadas y los motivos de la decisión.
6. Si el CMC decide que la información es inexacta, engañosa o vulnera el derecho a la intimidad del alumno, modificará el expediente y notificará al alumno, por escrito, que el expediente ha sido modificado.
7. Si el CMC decide que la información impugnada no es inexacta, engañosa o viola el derecho del alumno a la intimidad, notificará al alumno que tiene derecho a incluir en el expediente una declaración en la que comente la información impugnada y/o una declaración en la que exponga los motivos por los que no está de acuerdo con la decisión.
8. La declaración se mantendrá como parte del expediente académico del alumno mientras se mantenga la parte impugnada. Si el CMC divulga la parte impugnada del expediente, también debe divulgar la declaración.
9. Los procedimientos descritos anteriormente no se aplican a las calificaciones ni a los expedientes académicos.

Colorado Mountain College (CMC) ha utilizado las siguientes definiciones de términos:

Un estudiante es - cualquier persona que asista o haya asistido al Colorado Mountain College.

Un expediente académico es - cualquier registro (escrito a mano, impreso, cintas, película, ordenador u otro medio) mantenido por Colorado Mountain College o un agente del Colegio que está directamente relacionado con un estudiante, excepto:

1. Registros del personal docente, supervisor y administrativo y del personal educativo auxiliar de dichas personas que se conservan en posesión exclusiva del autor del registro y que no son accesibles ni se revelan a ninguna otra persona, excepto a un sustituto temporal del autor del registro.
2. Registros relativos a una persona empleada por CMC que -
   • Se realizan y mantienen en el curso normal de los negocios;
   • se refieran exclusivamente al individuo en su calidad de empleado; y
   • No estén disponibles para su uso con ningún otro fin (los registros relativos a una persona que asiste a CMC y que está empleada como resultado de su condición de estudiante son registros educativos y no están exceptuados en virtud de esta definición).
3. Registros de un estudiante que asiste a CMC, que son -
   • Realizada o mantenida por un médico, psiquiatra, psicólogo u otro profesional o paraprofesional reconocido que actúe en el ejercicio de su profesión o le asista en calidad de paraprofesional;
   • Realizados, mantenidos o utilizados únicamente en relación con el tratamiento del alumno;
   • Revelada únicamente a las personas que proporcionan el tratamiento. A efectos de esta definición, "tratamiento" no incluye las actividades educativas de recuperación ni las actividades que forman parte del programa de instrucción.
4. Registros que sólo contienen información sobre un individuo después de que éste deje de ser alumno de CMC.

Un funcionario escolar es -

• Persona empleada por el Colegio en un puesto administrativo, de supervisión, académico o de investigación, o de personal de apoyo, incluido el personal sanitario o médico.
• Persona elegida para formar parte del Consejo de Administración.
• Persona empleada o contratada por el Colegio para realizar una tarea especial, como el abogado o el auditor.
• Un alumno que forme parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o que esté ayudando a otro funcionario escolar a realizar sus tareas.

Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si es -

• Realizar una tarea especificada en la descripción de su puesto o en el acuerdo contractual.
• Realizar una tarea relacionada con la educación de un alumno.
• Realizar una tarea relacionada con la disciplina de un alumno.
• Prestación de un servicio o beneficio relacionado con el estudiante o su familia, como atención sanitaria, asesoramiento, colocación laboral o ayuda financiera.
• Mantener la seguridad del campus.

Los estudiantes serán notificados de sus derechos FERPA y los procedimientos FERPA anualmente en el Catálogo del Colegio, Manual del Estudiante, Basecamp y en el sitio web CMC.

Si tiene alguna pregunta sobre la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia, póngase en contacto con la Oficina de Registro del Colorado Mountain College en registrar@coloradomtn.edu.

Los estudiantes tienen derecho a presentar quejas ante la Oficina de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia en relación con supuestos incumplimientos de la Ley por parte de la institución.

Los estudiantes pueden presentar quejas ante la Oficina FERPA en Washington DC:

Oficina de Política de Privacidad del Estudiante
Departamento de Educación de EE.UU.
400 Maryland Ave. SW
Washington, DC 20202-4605

teléfono: 202-260-3887
correo electrónico: ferpa@ed.gov

El procedimiento y el formulario de denuncia en línea se encuentran en studentprivacy.ed.gov.

Si Colorado Mountain College determina que no puede cumplir con FERPA debido a un conflicto con la ley estatal o local, debe notificarlo a la Oficina de Cumplimiento Familiar en un plazo de 45 días, indicando el texto y la cita de la ley en conflicto.

El Colorado Mountain College puede cobrar por la reproducción de determinados expedientes académicos. En tales casos, la tasa será de $.25 por página.